Tổng hợp các câu hỏi thường gặp nhất về Hệ thống lưu trữ số hóa giúp quản lý hồ sơ pháp lý, thông tin giao dịch của khách hàng một cách khoa học, dễ tra cứu, giảm rủi ro thất lạc giấy tờ so với lưu trữ bằng giấy tờ vật lý truyền thống:
Có nên sao lưu dữ liệu số hóa ở nhiều nơi khác nhau để đảm bảo an toàn không
Có nên, việc sao lưu ở nhiều nơi như máy chủ nội bộ, dịch vụ lưu trữ đám mây giúp đảm bảo dữ liệu không bị mất hoàn toàn nếu một nơi lưu trữ gặp sự cố kỹ thuật hoặc thiên tai bất ngờ.
Có nên phân quyền truy cập khác nhau cho từng cấp nhân viên không
Có nên, việc phân quyền theo nguyên tắc cần biết giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm của khách hàng, chỉ những nhân viên có trách nhiệm liên quan mới được truy cập đầy đủ hồ sơ, giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin.
Có nên đầu tư phần mềm chuyên dụng hay chỉ cần lưu trữ file thông thường không
Có thể cân nhắc tùy quy mô, đối với đơn vị có khối lượng hồ sơ lớn, phần mềm quản lý chuyên dụng giúp tìm kiếm, tổ chức dữ liệu hiệu quả hơn so với chỉ lưu trữ file rời rạc theo thư mục thông thường.
Có nên đào tạo nhân viên về cách sử dụng hệ thống lưu trữ số hóa không
Có nên, việc đào tạo giúp toàn bộ nhân viên sử dụng thành thạo, nhất quán hệ thống, tránh tình trạng lưu trữ lộn xộn, khó tra cứu do mỗi người có cách sắp xếp khác nhau khi thiếu hướng dẫn thống nhất.
Có nên quy định thời gian lưu trữ tối thiểu đối với hồ sơ đã số hóa không
Có nên, việc quy định thời gian lưu trữ phù hợp với quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ giao dịch giúp đảm bảo có đầy đủ thông tin khi cần đối chiếu, giải quyết tranh chấp phát sinh trong tương lai liên quan đến giao dịch đã thực hiện.